本文发表于《大众科学》的前博客网络，反映了作者的观点，不一定反映《大众科学》的观点
我建立了一些系统来帮助我跟踪我的大部分个人信息（文件、图像等）。但有时，这些系统会崩溃，尤其是在我忙碌或感到压力过大时。
今天早上我花了 30 分钟搜索一张去年春天会议中在白板上写的笔记的照片。
与我女儿幼儿园班级相关的纸质文件堆积如山，我不知道该如何管理。
昨天，我翻阅了数字和纸质文件，试图找到去年我给生物学入门课程学生布置的家庭作业。
显然，我的系统并非总是有效。但是，在尝试整理我的东西时，我倾向于遵循四个主要原则
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确定您尝试整理的事物的类型：为了进行整理，您需要知道您正在整理哪些类型的事物。这对于我的大多数工作项目非常有效。我有课程计划和家庭作业练习、会议纪要、个人会议记录、保存的网站和书签、参考数据以及许多其他类型的东西。一旦我了解了我拥有什么，我就可以开发系统来跟踪它。我使用 印象笔记 来处理数字课程计划、保存网站和书签以及撰写博客文章之类的内容。会议纪要放在我们的图书馆 Wiki 中，个人笔记放在我的笔记本中。我为打印的课程计划和工作表准备了纸质文件，并为我的每个写作项目准备了单独的文件。
当我在家努力整理我女儿现在从幼儿园带回家的所有信息时，系统就崩溃了。有美术作品、工作表、家庭笔记、着色页和各种各样的东西。我发现我现在才开始掌握她带回家的东西。希望我能在圣诞节前建立一个系统。
保持简单：我是新奇小工具的粉丝。但新奇并不一定意味着更好。我可以使用印象笔记来记录我的个人笔记（来自会议等），但印象笔记对于这项任务来说实际上过于复杂，而且在会议中坐在电脑后面可能会让人分心（对我和其他人）。相反，我使用普通的作文笔记本。我可以绘制图表并用箭头连接事物。它奏效了。因为我使用装订的作文笔记本，所以页面不会掉出来或丢失，而且我可以随时回顾并查找去年（或更早）保存在笔记本中的笔记。如果这些笔记最终需要与更多信息相关联，我会拍下我的笔记照片并将其添加到印象笔记中。所以我不需要变得更花哨。
我过去常常花很多时间研究效率工具和策略。随着我了解什么最适合我，我在这方面花费的时间越来越少，而且我对我的系统更有信心。我曾经花时间研究“搞定”策略（及其背后的工具）。我最终意识到这比我需要的更复杂，所以我未能坚持下去。
设置自动工具：我经常使用 IFTTT 在 Twitter、印象笔记、我的 iPhone、Dropbox 等服务之间传输信息。这节省了我的时间，而且我不必担心忘记做某事。
一致性：这就是我遇到麻烦的地方。我建立了一些系统来整理我的东西，但如果我不使用它们，我就找不到东西。我发现对于简单的系统，我更容易保持一致，而复杂的策略常常被抛在脑后。当我忙碌时，我也倾向于只是把东西扔到我的桌子上（或桌面上）。
这就是适合我的方法。但这并不意味着它也适合您。您是否发现了任何坏习惯并实施了策略来克服它们？您如何使用不同的工具来整理不同类型的东西？