本文发表于《大众科学》的前博客网络，反映了作者的观点，不一定反映《大众科学》的观点
这篇文章是“工作场所人类学”系列的一部分。
这些天，我的日历成了压力的来源。我每天通勤时查看当天约会的早晨例行公事常常让我害怕即将到来的工作日——并且疯狂地寻找 15 分钟的空档，以便在需要时补上电子邮件或回复电话。我发现自己被双重甚至三重预订的情况并不少见。这让我产生了一个大问题：当一个人的注意力被如此多相互竞争的需求分散时，她如何才能做好工作？
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最简单的答案植根于效率，或者说是缺乏效率。我知道我并非孤例。在互联网上快速搜索“会议”会返回一份详尽的会议管理技巧、反会议文化建议以及对会议的普遍抱怨列表。它们最终都是相同的；它们指出了相同的痛点（会议太多、缺乏组织、跑题讨论等），它们的解决方案通常也相同（分配会前阅读材料、任命会议领导者、安排更短的会议等），但它们很少关注为什么会议已成为商业世界的关键特征。
我们很忙。这句话几乎概括了我认识的每个人的生活。这是一种解释，也是一个借口，可以解释为什么你没有打电话或为什么你错过了一个活动。你工作到很晚。你有一个报告要完成。你还有一封电子邮件要写。不，它不能等。我们始终在线、随时联网的生活方式意味着响应时间不允许有延迟。所以，我们很忙。我们认为“忙碌”意味着我们富有成效，但正如您所能想象的那样，这并非完全属实。
我们将“忙碌”定义为参与，而参与满足了人类归属感的基本需求。在我们更大的社会群体中，我们扮演着不同的角色。在你朝九晚五的工作以及你在个人生活中必须履行的职责之间，每个角色都有其自身的责任和权利。这些角色和责任的结合定义了我们在社会中的地位。这是人格的基础：这些职位共同创造了一个身份，通过履行与这些角色相关的责任，我们声称在社会中占有一席之地。这种履行需要可见性。人们必须认可我们的贡献，它才算数。所以我们从小就被教导要参与。你还记得在学校被告知参与计入你的成绩，或者你是否因为参与度低而收到不合格的评语？参与或被邀请参与再次肯定了我们在群体中的地位。它巩固了我们的角色，并向其他群体成员传达了我们的价值。害羞长期以来一直被视为一种消极的性格特征的原因之一是，它阻止个人参与，而参与是一种社会货币：人们看到我们参与的次数越多，我们就变得越重要。
会议不仅仅发生在会议室里。在我们的非职业生活中，我们会为了晚餐而聚会，为了篝火而聚会，为了喝咖啡而聚会。所有这些情况都可能是我们寻求建议或咨询、联络和社交或为某些共同活动组织的时候。然而，在商业中，会议已变得有些像神话中的九头蛇。随着高级团队成员争夺可见度以维护他们在组织内的地位，这会造成循环讨论，导致决策延迟和时间浪费，因为人们争先恐后地发言以摆姿态。一个多头野兽出现了，每个头都有自己的目标和目的，并且抵制整合资源或信息，因为它会分散任何单个人的地位。会议没有推动我们前进；它们缺乏闭环。
这种情况无处不在。而且很可能在你阅读这篇文章的时候也在某个地方发生。今年早些时候，为了进行一次非正式的组织评估，我要求我的同事们与我分享他们在一年中三个不同工作周的工作日历。我收到了 25 人的回复，约占员工总数的 30%，涵盖了我们小型机构的所有部门。这个样本量相对较小，但足够多样化，可以覆盖从项目和客户经理（可以理解他们花更多时间开会）到艺术总监和 QA 测试员（他们通常不开会）的所有人。在这种情况下，30% 的受访者是该组织的合理样本。对受访者在其日历上跟踪的任务进行了定性评估，并将其分为五类之一：部门管理（例如，员工一对一会议、部门内部状态会议）、项目相关（例如，与项目简报、项目可交付成果或项目审查相关的会议）、为可交付成果预留的时间（例如，用于生成报告的时间）、场外会议（例如，场外客户会议，包括差旅）和个人义务（例如，医生预约、休假）。总的来说，结果有点麻木。这 25 个人，尽管他们在公司内部的工作职能不同，但他们平均每周有一半的工作时间在开会。在这 25 人中，超过 400 小时被用于项目相关的会议。
你可能会想：好吧，他们参加的是项目相关的会议，那有什么危害呢？至少我们知道他们在工作，对吧？不一定。虽然这些会议倾向于面向项目，但出席会议并不一定意味着个人为项目的整体生产力做出了贡献。今天的工作场所强调协作，但在协作的幌子下，会议很快就变成了观众运动。观众是指那些为了了解最新情况而参加会议的人，以防万一分享了一些微不足道的信息，这些信息可能会影响他们将来为客户或公司所做的一些工作。他们参加会议是为了表明他们在团队中的地位，代表某个学科的专业知识，或者在重要的客户/项目上向高级合伙人展示自己。他们与参与者不同，参与者是指那些因会议目标而联系在一起，并负责交付可交付成果的人。观众的负担是严重的。积极的团队成员因观众而变得效率低下，观众会强迫自己成为伪参与者。由于观众没有扎根于项目或投入于结果，他们经常使会议偏离方向。
那么可以做些什么呢？会议本身并没有什么不好，事实是在无会议文化中，人们仍然会找到开会的方法：他们会顺便拜访彼此的隔间，他们会在厨房里聚集，或者他们会聚集在饮水机周围。需要改变的是我们对参与的重视程度。目前，我们投入的质量不如数量重要。社交媒体的兴起助长了这种标准，在社交媒体上，参与通常意味着尽可能多地分享关于任何事物和一切事物的信息，并期待人们喜欢或评论该内容。这种行为已经渗透到我们的会议室：每个人都参加，每个人都分享，每个人都期望他们的想法得到同等的重视和考虑。如果我们想要更加重视效率，这意味着最大限度地利用可用的人员以及他们可用的时间，那么就不能接受这种情况。
我们该怎么做呢？第一步要求人们对自己的工作负责。这似乎是理所当然的，对吧？但是在协作文化中，人们可能会觉得没有其他人的审查或意见就无法前进，因此这项本应在主管和下属之间线下完成的工作，发生在会议中，整个团队然后坐在一起审查关于可交付成果的基本信息。这也意味着人们参加会议时没有阅读简报或查看邀请函中包含的信息，因为他们知道他们可以期待在会议期间获得概要。
我们还需要确保会议领导者有权在会议中做出决定。随着学科专家的兴起，最了解客户或项目的人常常被“最佳实践”的呼声所淹没。我们不应忽视这些信息，也不应贬低房间里的专业知识，但项目的最终方向应来自最了解项目/客户并且最终对发布的产品——以及预算和时间表负责的人。如果不是来自这些群体的人，那么应该事先明确说明谁是决策者，以便学科专家和任何可能偷偷溜进房间的观众不会为了引导项目朝着特定方向发展而迫使团队陷入黑暗的漩涡。
一旦我们建立了这些指导方针，就可以实施其他一些基本建议
确保所有会议邀请都包含基本信息，例如会议目标、以防有人意外需要呼叫的拨入信息、会议的可交付成果清单、以前会议记录的链接以及任何简报信息。通过提供此信息，您可以确保人们拥有做好准备所需的工具。如果人们没有做好准备，请要求他们离开或取消会议。
邀请参与者，而不是观众。如果有人没有被邀请，不要害怕要求他们离开。
创建有利于会议的空间，这包括站立式桌子和会议室的时钟。并非每次会议都需要一张巨大的桌子：让较小的团体能够灵活地聚集在一起可以帮助推动项目进展。
安排更短的会议。如果状态更新可以在 15 分钟内完成，那么您真的不需要 30 分钟，只是为了让大家聊聊《行尸走肉》。社交活动不会因为这种强制执行而消失，但会议应该从关注可交付成果开始，而不是上周日疯狂的剧情转折。迟到是许多与会者的痛点，但人们也需要时间去洗手间或续杯水。当你的日程安排得满满当当的时候，很难做到这一点；在这种情况下，人们注定会迟到。尽可能安排 15 分钟、25 分钟和 50 分钟的时间段。
当会议结束时，宣布会议结束。尽管我们相信，但我们是糟糕的多任务处理者。当会议完成其目标时，就结束了。让参与者离开。不要试图通过谈论其他事情来“最大化”时间。人们没有为此做好准备，而且这会分散他们当前的注意力。如果人们没有做好准备就来参加会议，也应适用此规则。也就是说，如果会议无法实现其目标，请让人们离开去处理这些可交付成果——并理解他们有责任保持可交付成果的进度，以最终保持项目的进度。
我们可能会抱怨被邀请参加会议，但在某种程度上我们实际上很喜欢它。被邀请意味着你受到重视；这意味着你的参与很重要，即使你没有效率。但这会伤害我们个人——抛开职业目标不谈，日程安排过满会对个人层面造成损害。在组织层面，我们可以采取措施减少会议中的观众，并通过确保参与者拥有明确的决策路径，使他们能够完成分配给他们的可交付成果。会议不会消失，但它们不必是痛苦的。
贵公司的会议文化是什么样的？贵公司是否尝试过进行变革？哪些方法有效，哪些方法无效？
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