人们不喜爱虚拟会议的想法很容易理解。坐在电脑屏幕前几个小时，听着一个漂浮的头像讲话，这并不是一个令人兴奋的前景。你无法沉浸在热带岛屿或其他国际地点的异国情调中。虚拟会议也不允许研究人员从日常工作中抽身出来，全身心地投入到知识分享中。缺乏面对面的互动也是一个问题。毫不夸张地说，许多富有成果的合作和职业发展都可以追溯到漫长的会议午餐排队。即使被邀请在虚拟会议上发言，也可能让人感到有些空虚。演讲者独自在办公室里，不仅要应对技术需求，还要努力与远程观众建立联系。
毫无疑问，在当前的 COVID-19 时代，虚拟会议给组织者、参会者和演讲者带来了挑战。然而，一些令人惊讶的积极因素表明，虚拟会议不仅正在克服这些障碍，而且还在引发未来会议形式的范式转变。
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不可否认，会议在线迁移的最大受益者之一是环境。最近的一项评论估计，每位研究人员通过会议旅行产生的二氧化碳量在 0.5 到 2 公吨之间。令人震惊的是，全球估计有 780 万研究人员，每人每年参加一次会议，其碳足迹总和相当于一些小国的碳足迹。相比之下，美国两次完全虚拟会议的组织者估计，他们的碳排放总量不到传统“飞行”活动的 1%。
创造公平竞争环境
将会议转移到线上也使更多样化的受众更容易参与。旅行和长时间离家长期以来给有孩子或残疾人士带来了问题。同样，经济和签证限制阻止了许多来自经济弱势背景和特定国家的人参加国际会议。消除与旅行相关的这些障碍立即使许多会议更具包容性。2019 年在维也纳举行的欧洲地球科学联合会 (EGU) 大会吸引了 16,200 多名参与者，而 2020 年在线大会注册了超过 26,000 名个人用户。由于虚拟会议比面对面的会议更容易扩展规模，因此容纳所有这些额外的参会者相对容易。
为了激发分散在不同大陆和时区的参与者之间的社交互动，会议引入了新的应用程序。“Braindate”和“Brella”匹配与会者上传的个人资料，并建议进行私人视频会议以讨论共同的兴趣。这种配对应用程序不仅重新引入了会议参与者寻求的社交机会，甚至可能降低内向或资历较浅的成员接触其领域超级明星的障碍。其他会议组织者一直在利用在线平台将参与者随机分组的能力，以促进更多的交流，而不是看着与会者自动倾向于知名人士。
幕后
会议主持人也发现了虚拟形式的其他亮点，这为小组讨论和问答环节开辟了新的可能性。在今年 4 月在线举行的美国癌症研究协会 (AACR) 年会上，与会者被要求实时投票选出通过聊天频道提交的问题。“这提高了问题的质量，”纽约纪念斯隆-凯特琳癌症中心的博士生艾米丽·科斯塔指出。除了改进措辞和提出更深刻的问题外，这也吸引了更多观众积极参与整个讨论环节。
在线会议中，小组讨论也可以得到更好的控制。斯坦福大学于 4 月组织的 COVID-19 和人工智能虚拟会议的主席之一 Russ Altman 教授透露，主持人之间在单独频道上的消息传递有助于实时调整讨论。“例如，我们有一位小组成员，我们认为他贡献得有点太多了，”他说。通过“幕后对话”，主持人共同决定提出一些问题，以吸引其他不太爱发言的小组成员。
两全其美
最终，面对面会议和虚拟会议是不可互换的。然而，这两种形式不必相互排斥，未来的会议应力求兼顾两者的主要优势。Nature 杂志的一项非正式调查显示，486 名受访者中有 80% 认为，即使在 COVID-19 大流行之后，一些会议也应该继续以虚拟方式举行。
正如一位最近参加虚拟会议的人士若有所思地观察到，“休息时的小吃没什么新鲜的，而洗手间的队伍更短了，招待会是自带酒水。”