想象一下，在星期一早上醒来，你的收件箱里有一封完全用大写字母写的电子邮件——这封电子邮件比你手中的咖啡更能让你清醒：“这是个玩笑吗？？？你在开玩笑吧？！” 你的同事只是用大写锁定键和感叹号，就做了相当于在办公室里对你大喊大叫的事情。然而，如今这种遭遇几乎司空见惯。无论它们是以全大写、感叹号、沉默还是讽刺的形式出现，粗鲁的电子邮件都在增加。
对于一个文明社会来说，我们并非总是那么文明。事实上，粗鲁是一个普遍存在的问题。在2002年一份关于一项针对2013名成年人的大型代表性样本的研究报告中，88%的公众表示他们每天都会遇到粗鲁和不尊重他人的人。工作场所也无法幸免。随着电子通信量的猛增，“恶劣电子邮件”的问题正变得不容忽视。事实上，在2009年的一项研究中，超过90%的专业人士表示，他们曾在工作中经历过不尊重的电子邮件交流。
电子通信是高效的，但它也是疏远的和脱节的。在面对面的互动中，人们通常意识到彼此对礼貌和得体的期望。然而，坐在电脑屏幕前，对得体的需求消失了。没有人会想到在面对面时忽略问题或粗鲁地回应。然而，通过电子邮件，个人可以自由地避免请求或以不敏感的语气回复。
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并且成为这种不礼貌行为的接受者可能会产生持久的影响。研究表明，在工作中处理粗鲁的电子邮件会产生持续的压力，并对接受者的健康造成损害。在一个模拟工作实验中，收到老板发来的此类信息的参与者比对照组经历了更多的负面情绪，发现更难专注于工作任务，并且回答正确的问题更少。与电子邮件粗鲁相关的压力也可能蔓延到家庭生活。一项在五个工作日内每天两次调查员工的日记研究发现，当员工在工作日收到不礼貌的信息时，他们更有可能在晚上和第二天早上报告更多的压力症状。
就像在办公室感染的普通感冒一样，这种影响迅速蔓延到我们最亲近的人。事实上，工人的爱人可能会承受电子邮件粗鲁造成的压力的冲击：一项针对双职工夫妇的调查研究表明，员工在周末将这种压力传递给了他们的伴侣。结果，这些伴侣——电子邮件不文明行为的不知情受害者——报告说，在接下来的一周里，他们对自己的工作投入减少。一条构造不良的消息可能会产生连锁反应，将压力信号从一个接收者传递到下一个接收者。
但不仅仅是贬损或居高临下的言论会造成压力。另一个罪魁祸首是一种更微妙的攻击形式：回避。与内容包含侮辱的主动电子邮件粗鲁不同，被动电子邮件粗鲁发生在某人不回复请求时，实际上是给他人“沉默的待遇”。
在一项关于电子邮件粗鲁本质的研究中，我们调查了美国233人关于他们在工作中收到此类信息的经历。收集的数据支持了不礼貌电子邮件的两种不同形式的观点：主动粗鲁在经验上与被动粗鲁是可区分的。作为研究的一部分，我们要求参与者上传或描述他们最近经历的粗鲁电子邮件遭遇，并报告他们对此的反应。根据交流的内容/描述，我们将其归类为表现出主动或被动的不文明行为。有趣的是，参与者认为主动粗鲁带有情绪色彩，而他们报告说对被动粗鲁存在很大的歧义和不确定性。贬损的言论——即主动粗鲁——可能会因为其冒犯性而让人激动。相比之下，“沉默的待遇”——即被动粗鲁——会让人们悬而未决，并在不确定性中挣扎。
随着远程工作的兴起，电子邮件粗鲁更值得关注。在实时视频会议中对着摄像头微笑的负担可能令人难以承受，但求助于电子邮件并不能让我们摆脱压力。电子通信的使用已经打开了闸门，使不文明行为在工作场所和我们的收件箱中滋生。你老板发来的那条粗鲁的消息被安全地存储起来了，如果你想重新查看它的话。你向同事索取信息的请求可能仍然没有得到答复，无论你检查电子邮件多少次。
为了减轻这种压力，管理者需要对电子邮件通信设定明确合理的期望。在可能的情况下，组织应为员工创造有意义的机会，以建立有效的工作关系。这样，当人们起草电子邮件时，他们会将收件人视为平易近人的人，而不是他们可以贬低甚至选择忽略的抽象地址。
对于员工来说，一种有效的应对方法是通过心理脱离。最好的选择是在下班后从工作中抽身出来。在休息时间享受家庭晚餐或与朋友共度时光，而不是反复思考工作邮件。对于那些在家工作的人来说，这种精神上的分离变得更加重要。
无论你的压力水平如何，都要记住网络礼仪的规则。你如何做到这一点？花一些时间来撰写你的电子邮件。确认你已收到请求。重新阅读你的信息，检查是否有潜在的考虑不周的表达。如果你太忙，请告知你的同事你会在合理的时间范围内回复他们。简而言之，己所不欲勿施于人——也许关掉大写锁定键。