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当奥巴马总统想与他在伊拉克的军事指挥官谈话时，他不仅仅是拿起电话。白宫拥有专门的视频会议技术，使他能够与全球各地的专家对话。虽然政府使用的技术是机密的——白宫拒绝透露该系统的名称——但很明显，它比启动空军一号要环保得多。
据位于加利福尼亚州阿拉米达的 Makani Power, Inc. 的风力发电风筝科学家、网站Wattzon.com（在线能源消耗计算器）的联合创始人索尔·格里菲斯称，航空旅行是当今过低能耗生活的最大障碍。为了将他自己的年用电量从约 18,000 瓦降至 2,291 瓦（他计算出的消耗量正好用完他每年的温室气体排放配额），他说他现在每年只能乘坐一次从旧金山到纽约市的往返航班，并且每三年才能乘坐一次飞往他在悉尼、澳大利亚的出生地的航班。
“必须有人制造出绝对无处不在的视频会议——这可能是任何人都可以从事的最重要的技术，”他在二月底在纽约市举行的绿色环保小工具会议上说。
包括思科系统、LifeSize、宝利通和西门子在内的多家公司多年来一直致力于这项技术——而当前经济危机的成本削减现实正在帮助加速其采用。视频会议不太可能取代所有旅行，但随着该技术的缺点——不稳定的连接、掉线和令人迷失方向的延迟——在很大程度上已被消除，各组织越来越多地转向它。
例如，总部位于费城的国家律师事务所 Cozen O'Connor 在 1990 年代后期曾尝试过视频会议但未获成功，最近在其 23 个分支机构中的 7 个安装了 LifeSize Express 和 Room 系统。“那时候效果不太好，”该公司的电信经理 Joe D'Urso 说，他估计该公司每月使用视频会议技术约 100 小时。“设备已经变得更好了。”
主要的进步之一是从专用线路转向使用标准互联网协议或 IP，通过承载互联网的现有网络发送视频。这使得曾经在视频会议中常见的延迟得以最小化，而不会对公司的内部网络产生任何影响。“你实际上可以进行真正的对话，”宝利通营销副总裁 Joan Vandermate 说，该公司通过互联网发送的数据包提供专用的高清视频会议。“它尽可能地接近真正身处同一房间的感觉。”
这也帮助降低了成本，从高达 25 万美元降至奥斯汀、德克萨斯州 LifeSize 的 Express 系统的仅 5,000 美元。技术咨询公司 Frost & Sullivan 估计，视频会议业务每年增长约 20%，2007 年达到 15 亿美元的规模。
更基本的视频会议可以通过 Skype、Apple 电脑上的 iChat 或 Adobe Acrobat Connect Pro 软件（后者由美国国防部使用，据 Adobe 称）来实现。“这是一种足够的体验，”LifeSize 高级副总裁 Colin Buechler 承认道，但“你不会通过桌面通话来避免商务旅行。”
这种廉价、可靠的视频会议也为专业知识的远程应用开辟了可能性，例如在医学或法律领域。“过去是你把人带到专家面前，现在你可以把专家带到人们面前，”LifeSize 首席技术官 Casey King 说，并指出俄亥俄州南部的 Adena Health System 已经使用该技术来帮助其区域中心照顾早产儿，而不是将他们运送到专门的中心。
弗吉尼亚州最高法院现在在全州 300 个设施中使用 宝利通视频系统，每天发出约 820 张逮捕令。仅里士满市估计，该系统在其第一年就为其节省了 120 万美元的法院人员加班费，并在三个月内收回了成本。密歇根州正在开展类似的努力，以处理囚犯，德克萨斯州正在开展类似的努力，以便为囚犯提供医疗服务；据德克萨斯州自己的估计，后者在过去六年里为该州节省了约 2.15 亿美元。
但是，最终，支持视频会议的理由是反对旅行，无论是汽车尾气排放的二氧化碳 (CO2)，还是平流层中的喷气发动机。至少这是总部位于亚特兰大的卡车销售和服务公司 Vanguard Truck Centers 发现的情况。
自从安装了七套 LifeSize 系统（总成本为 62,000 美元）以来，该公司估计每年节省了 85,000 美元的差旅费，更重要的是，为气候节省了 135,000 磅（61,200 公斤）的二氧化碳。“我们身处运输行业，并且确实节省了差旅费，”Vanguard 的 IT 和定向营销总监 Greg Baxter 说。“它不能取代所有旅行，但肯定可以取代 40% 到 50% 的旅行。”